Maintenant que vous avez une bonne idée des avantages que vous pouvez tirer d’un investissement dans un système de gestion électronique des documents, vous vous demandez peut-être quelles sont les caractéristiques à rechercher pour obtenir ces avantages.
Voici quelques-unes des caractéristiques qui donnent les meilleurs résultats.
Intégration transparente
L’intégration transparente à vos systèmes existants est une caractéristique essentielle de tout système de gestion électronique de documents. Elle permet d’éviter les remplacements coûteux de plateformes essentielles telles que les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP), les systèmes de gestion de contenu (CMS), les logiciels de ressources humaines (HR) et les systèmes de gestion de la relation client (CRM).
Organisation et catégorisation faciles
L’organisation et la catégorisation faciles vous permettent de classer vos documents de la manière la plus logique possible pour vos flux de travail. Le fait de joindre au fichier des détails tels que le nom du client, le type de fichier et le service peut aider les employés à le localiser rapidement.
Fonction de recherche puissante
Soyons francs, une fonction de recherche performante est l’une des caractéristiques les plus importantes d’un système de gestion électronique de documents. Votre système doit vous offrir les résultats les plus rapides et les plus précis pour vos recherches de documents. À ce titre, votre système de gestion électronique de documents doit vous permettre d’ajouter des métadonnées (mots-clés pertinents, détails sur le client, etc.) aux fichiers afin d’obtenir les meilleurs résultats de recherche possibles.
Historique détaillé des modifications
Un avantage crucial des systèmes de gestion électronique de documents est la possibilité de tirer parti des possibilités de partage et de collaboration entre les employés, les gestionnaires et les cadres. Pour permettre ce type d’efficacité et maintenir le contrôle des versions, il est important que chacun puisse voir qui a apporté des modifications et quand.
Des capacités de partage faciles
Votre système de gestion électronique de documents doit également vous permettre de bénéficier de fonctionnalités de partage simples, vous permettant d’envoyer des documents à quiconque en a besoin. Qu’un chef d’équipe ait besoin d’une feuille de calcul cruciale pour une réunion d’équipe ou qu’un employé ait besoin de la dernière feuille de temps, le processus doit être simple.
Fonctions de sécurité
Les fonctions de sécurité permettent de s’assurer que seules les personnes appropriées ont accès à certains documents. Un système de gestion électronique de documents de qualité doit vous permettre de définir des autorisations ou des autorisations à plusieurs niveaux pour assurer la sécurité des documents, en particulier lorsque les exigences réglementaires sont un facteur dans votre secteur.
Capacités d’automatisation du flux de travail
L’une des caractéristiques les plus importantes à rechercher dans un système de gestion électronique de documents est sans doute sa capacité à automatiser les processus. Dans les environnements de bureau collaboratifs, l’automatisation de processus tels que l’acheminement de l’approbation des factures et le traitement des documents permet de gagner un temps précieux et de créer des flux de travail plus efficaces.
Voici quelques processus automatisés à rechercher dans un système de gestion électronique de documents :
Le traitement des factures pour assurer le paiement en temps voulu des fournisseurs, des organismes de service, des entrepreneurs, etc.
Approbations par paliers pouvant être automatiquement réacheminées vers un approbateur de secours si nécessaire.
Paiement électronique et génération de documents, tels que les documents de paie des employés et les documents fiscaux des employés.
Automatisation du contenu du flux de travail : Avant et après
Et maintenant ? Trouver le meilleur système de gestion de documents électroniques
Les experts du secteur s’attendent à ce que la valeur du marché des systèmes de gestion de documents atteigne 6,78 milliards de dollars aux États-Unis d’ici 2023, soit presque le double du chiffre de 3,59 milliards de dollars de 2017. Pour rester compétitif et favoriser la croissance de votre entreprise, il est essentiel que vous développiez ou investissiez dans un système de gestion électronique de documents qui offre une gamme de fonctionnalités et d’avantages comme ceux énumérés ici.
Si vos employés ont du mal à travailler de manière efficace et efficiente avec votre système de gestion de documents actuel, il est temps de changer. Le bon système de gestion électronique de documents peut changer la donne pour votre entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité.
Grâce à des fonctionnalités telles que la création automatique de documents, le traitement automatisé des factures et l’acheminement des approbations, les intégrations transparentes, etc., nous pouvons vous aider à intégrer la gestion électronique de documents au système de votre entreprise.
Sécurité
L’un des aspects les plus intéressants de la migration de vos dossiers et fichiers vers un système de gestion électronique des documents est la sécurité accrue contre la négligence des employés et les catastrophes naturelles. En stockant vos documents sous forme électronique, il est impossible pour vos employés de jeter ou de détruire accidentellement un document important. De plus, les solutions de stockage en nuage empêchent que vos documents soient perdus à cause d’une catastrophe naturelle telle qu’un incendie de bâtiment. Avec la gestion électronique des documents, vous aurez l’esprit tranquille en sachant que vos documents sont sécurisés.
Conformité
Nous voyons cela tout le temps : une organisation confrontée à un procès passe des heures à passer au peigne fin l’ensemble de ses dossiers pour localiser un fichier crucial. Tout ce processus leur donne l’impression d’essayer de trouver une aiguille dans une botte de foin. En outre, s’ils ne parviennent pas à localiser ce document spécifique, leur organisation finit généralement par perdre beaucoup d’argent.
Un système de gestion électronique des documents vous aide à stocker et à organiser les documents de manière à ce qu’ils soient faciles à retrouver. Cette organisation est cruciale si vous êtes confronté à un procès, si vous traitez des dossiers de patients ou si vous devez respecter les mesures de conformité de l’industrie en matière de stockage des documents.
Voir ce site https://evok.com/fr/m-files/ qui vous permettra d’en savoir plus sur la gestion électronique des documents.
