Tout au long de l’histoire moderne, les entreprises comme les particuliers ont dû conserver une bonne documentation. Avant l’avènement de la technologie actuelle, la gestion des documents était un processus laborieux et intense. Les documents devaient être créés à la main et stockés dans un espace physique que les entreprises devaient ensuite payer. L’évolution de la gestion des documents a amélioré les pratiques commerciales dans le monde entier.
Les débuts de la gestion documentaire
Au début de la gestion des documents, les entreprises et les particuliers devaient conserver tous leurs fichiers dans des classeurs. Cela permet de stocker les fichiers dans un système compréhensible. Cependant, ce système est devenu encombrant, en raison de l’énorme espace utilisé. Les grandes entreprises avaient des pièces ou des zones de stockage entières remplies de boîtes et de classeurs pour tous leurs documents. Ce système était extrêmement inefficace. Chaque dossier qui arrivait devait être classé, ce qui coûtait des ressources et du temps à l’entreprise. En outre, si un dossier devait être consulté, l’entreprise devait consacrer plus de temps, d’énergie et de ressources pour le retrouver. Cela pouvait parfois prendre des heures, et cela se terminait trop souvent en vain.
Les copies physiques des documents étaient difficiles à gérer. Les entreprises étaient confrontées à un certain nombre de problèmes concernant les dossiers qu’elles conservaient. Ces dossiers peuvent être volés ou égarés. En plus de cela, il y avait la menace d’une catastrophe telle qu’une inondation ou un incendie. Ces tragédies faisaient disparaître toute documentation, rendant impossible une véritable gestion des documents.
Les années 1980 marquent l’avènement de la gestion numérique des documents
Dans les années 1980, les entreprises ont commencé à avoir accès aux ordinateurs. En même temps que les ordinateurs, les entreprises pouvaient obtenir un système de stockage de la gestion des documents, ce qui leur permettait de commencer à conserver les fichiers importants sur l’ordinateur. Ces premières options de gestion de documents n’étaient pas parfaites. Elles étaient liées à l’ordinateur spécifique utilisé. Les autres employés n’étaient pas en mesure d’accéder aux fichiers une fois qu’ils avaient été ajoutés à l’ordinateur. En outre, le transfert des fichiers sur les ordinateurs était un processus lourd et frustrant. Cependant, ces ancêtres des options de gestion documentaire actuelles nous ont permis d’arriver là où nous sommes aujourd’hui.
La gestion documentaire actuelle
Aujourd’hui, il existe un certain nombre d’options en matière de gestion des documents. Heureusement, ces systèmes sont beaucoup plus conviviaux. L’ajout de fichiers à votre système de gestion de documents est rapide et facile. Le système vous permet de rechercher des fichiers en un rien de temps. C’est pour cette raison que de plus en plus d’entreprises abandonnent les classeurs et adoptent des systèmes électroniques. Ces entreprises réalisent ainsi des économies. Non seulement elles n’ont plus besoin de dépenser de l’argent supplémentaire pour l’espace de stockage, mais elles n’ont pas non plus à s’inquiéter des employés qui perdent du temps à essayer de trouver des documents. Le temps et l’argent économisés se chiffrent facilement en milliers de dollars chaque année, même pour les petites entreprises. Des professionnels spécialisés peuvent vous aider à améliorer vos pratiques commerciales et à dématérialiser votre entreprise. Débarrassez-vous des dossiers papier et assurez-vous que votre entreprise travaille de manière optimale. Appelez-les dès aujourd’hui pour obtenir plus d’informations sur l’amélioration de votre entreprise. Un article proposé par : https://evok.com/fr/gestion-electronique-documents/
