Comment faire une action de communication efficace ?

La communication repose essentiellement sur le choix des mots. Et lorsqu’il s’agit du choix des mots, le moins est le mieux.
La clé d’une communication puissante et persuasive – qu’elle soit écrite ou orale – est la clarté et, dans la mesure du possible, la brièveté.
Avant de vous engager dans toute forme de communication, définissez vos objectifs et votre public. En décrivant soigneusement et explicitement ce que vous voulez transmettre et pourquoi, vous vous assurerez d’inclure toutes les informations nécessaires. Cela vous aidera également à éliminer les détails non pertinents.
Évitez les mots inutiles et le langage trop fleuri, qui peuvent détourner l’attention de votre message. Et si la répétition peut s’avérer nécessaire dans certains cas, veillez à l’utiliser avec prudence et parcimonie. En répétant votre message, vous vous assurez que votre public le reçoit, mais trop de répétitions peuvent l’amener à vous ignorer complètement.

Sachez ce que vous allez dire et comment vous allez le dire avant de commencer tout type de communication.
Cependant, la préparation ne se limite pas à la répétition d’une présentation.
La préparation implique également de réfléchir à l’ensemble de la communication, du début à la fin. Recherchez les informations dont vous pourriez avoir besoin pour étayer votre message. Réfléchissez à la manière dont vous répondrez aux questions et aux critiques. Essayez d’anticiper l’inattendu. Avant un entretien d’évaluation, par exemple, préparez une liste d’exemples concrets du comportement de votre employé pour étayer votre évaluation.
Avant d’entamer une négociation sur le salaire ou la promotion, sachez exactement ce que vous voulez. Soyez prêt à discuter des fourchettes et des compromis possibles ; sachez ce que vous êtes prêt à accepter et ce que vous n’acceptez pas. Ayez à portée de main des détails spécifiques pour étayer votre argumentation, tels que les salaires correspondant à votre poste et à votre lieu de travail (mais assurez-vous que vos recherches sont basées sur des informations accessibles au public, et non sur des ragots d’entreprise ou des preuves anecdotiques).
Avant d’entamer une conversation, réfléchissez aux questions potentielles, aux demandes d’informations complémentaires ou d’éclaircissements et aux désaccords, afin d’être prêt à y répondre calmement et clairement.

Nos expressions faciales, nos gestes et notre langage corporel peuvent en dire plus que nos paroles, et c’est souvent le cas. Les indices non verbaux peuvent avoir entre 65 et 93 % d’impact en plus que les mots prononcés. En cas de désaccord, nous sommes plus enclins à croire les signaux non verbaux que les mots prononcés.
Les dirigeants doivent être particulièrement habiles à lire les signaux non verbaux.
Les employés qui ne souhaitent pas exprimer leurs désaccords ou leurs préoccupations, par exemple, peuvent manifester leur malaise en croisant les bras ou en refusant d’établir un contact visuel. Si vous êtes conscient du langage corporel des autres, vous pourrez peut-être adapter vos tactiques de communication en conséquence.
Parallèlement, les dirigeants doivent également être en mesure de contrôler leur propre communication non verbale. Vos signes non verbaux doivent, à tout moment, soutenir votre message. Dans le meilleur des cas, une communication verbale et non verbale contradictoire peut être source de confusion. Au pire, elle peut saper votre message et la confiance de votre équipe en vous, en votre organisation et même en eux-mêmes.

La façon dont vous dites quelque chose peut être tout aussi importante que ce que vous dites. Comme pour les autres indices non verbaux, votre ton peut ajouter de la puissance et de l’emphase à votre message, ou le saper complètement. Le ton peut être un facteur particulièrement important dans les désaccords et les conflits sur le lieu de travail. Un mot bien choisi avec une connotation positive crée de la bonne volonté et de la confiance. Un mot mal choisi, aux connotations floues ou négatives, peut rapidement conduire à un malentendu.
À l’oral, le ton comprend le volume, la projection et l’intonation, ainsi que le choix des mots. En temps réel, il peut être difficile de contrôler le ton pour s’assurer qu’il correspond à votre intention. Mais en étant attentif à votre ton, vous pourrez le modifier de manière appropriée si une communication semble aller dans la mauvaise direction.
Le ton peut être plus facile à contrôler à l’écrit.
Veillez à lire votre communication une fois, voire deux, en pensant au ton et au message. Vous pouvez même la lire à haute voix ou demander à un collègue de confiance de la relire, si cela ne porte pas atteinte à la confidentialité. Et lorsque vous engagez un dialogue animé par courrier électronique ou tout autre support écrit, ne répondez pas trop vite. Dans la mesure du possible, rédigez votre réponse et attendez un jour ou deux avant de l’envoyer. Dans de nombreux cas, le fait de relire votre message une fois que vos émotions se sont apaisées vous permet de modérer votre ton d’une manière qui risque moins d’aggraver le conflit.